Cultuurcommunicatie
Tips & Tricks / Aan de slag
Organiseer jij een groot of wat kleiner evenement tussen mei en oktober? Is dit event voor iedereen toegankelijk en wil je meer publiek bereiken?
Schrijf jouw event dan vóór 27 januari in voor het UiT-magazine! Indien we meer dan 18 deelnemers hebben, starten we met de opmaak van de zomereditie. (update 27/01: 20 deelnemers doen mee! Doe jij ook mee? Laat dit dan zo snel mogelijk weten! Check verder onze planning!)
We leggen je het hier gedetailleerd uit!
Onderaan deze pagina vind je de downloadversie van de deelnamenota die je met jouw vereniging kan bekijken.
Op regionaal niveau is er in het Meetjesland een divers en kwalitatief cultuur- en vrijetijds-aanbod. COMEET wil de Meetjeslanders stimuleren om ook buiten de eigen gemeente te participeren via de UiT-communicatie. Bovendien worden door extra promotie bepaalde kleinschalige, maar uiterst kwalitatieve of unieke initiatieven, naar een bovenlokaal niveau getild.
COMEET beheert daarom het merk UiT in het Meetjesland. De basis hiervan is de invoer van activiteiten door organisatoren zelf via de uitdatabank, de grootste vrijetijdsdatabank van Vlaanderen. Van daaruit stroomt de info naar meer dan 1000 externe partners (pers, lokale UiT-agenda’s en infobladen, UiT in Vlaanderen…). De UiT-coördinator bundelt de activiteiten op de website van UiT in het Meetjesland en pusht deze via sociale media (FB en Insta) en de nieuwsbrief (UiTmail).
Ook is COMEET regionale verantwoordelijke voor de UiTPAS Meetjesland, de klanten- en voordeelkaart voor vrije tijd. Deze zorgt ervoor dat iedereen punten kan sparen en ruilen in heel Vlaanderen en dat er extra aandacht besteed wordt aan mensen in armoede. De ideale combi van een marketing- en discreet sociaal instrument.
Verder hebben we via het project Cultuurinjectie (gesubsidieerd vanuit LEADER) ook 8 jonge UiTX-ambassadeurs die grote én kleine culturele activiteiten in de kijker zetten bij jongeren tussen 16 en 26 jaar. Dit doen ze door een UiTX-label te geven aan activiteiten die in de uitdatabank werden toegevoegd. Deze komen dan in onze Knalender te staan. Maar ook door FOMO te creëren bij de doelgroep aan de hand van content op onze instagrampagina.
Daarnaast zetten we aan de hand van wedstrijden activiteiten én organisatoren in de kijker. Gratis tickets kunnen worden weggeven via UiT in het Meetjesland aan de hand van een wedstrijdvraag. Dit kan via de sociale media én de UiTmail worden gepusht. Gaat het over een bovenlokaal event en kan de wedstrijd eventueel zelfs via UiT in Vlaanderen worden aangeboden.
Wil jij (nog) meer publiek bereiken via UiT? Geef dan eens gratis tickets weg via een wedstrijdvraag en/of vraag onze jongerenambassadeurs op jouw event! Of word partner van UiTPAS Meetjesland! Neem contact op met Ellen Van Basselaere.
Onze online communicatie willen we nu ook verder versterken. ‘Print is not dead’ en naar analogie met andere steden, gemeenten en regio’s dromen we samen met het UiTnetwerk van een UiT-magazine.
We starten met een zomereditie waarin we de festivals, kermissen, concerten en andere activiteiten en evenementen in de kijker kunnen zetten. We kiezen ervoor geen summiere opsomming te maken in een kalender, maar te werken met leuke interviews én een aantrekkelijke voorpagina. Zo denken we een breed publiek te kunnen aanspreken.
We mikken op een editie met activiteiten van mei / juni tot en met september maar afhankelijk van de ingeschreven evenementen, passen we onze planning aan. Neem toch contact op met ons indien jouw activiteit er ver buiten valt, wij bekijken de mogelijkheden om extra online promo te voeren.
Het UiT-Magazine zal het formaat 200mm op 240mm krijgen. De oplage wordt mede bepaald door het aantal organisatoren die deelneemt en het budget dat hier op die manier beschikbaar is.
Het evenement moet plaatsvinden op grondgebied van volgende gemeenten:
Aalter, Assenede, Eeklo, Evergem, Kaprijke, Lievegem, Lochristi, Sint-Laureins en Zelzate.
Uw evenement / reeks evenementen heeft een regio-overschrijdend karakter en is publiekstoegankelijk (iedereen is welkom).
We vragen €150 per organisatie. Hiervoor krijgen alle deelnemers een gelijk aantal pagina’s en maximum 1500 tekens (incl. spaties) in het magazine dat besteed wordt aan jullie event.
Daarnaast genieten jullie van extra online promotie via de andere online kanalen.
UiTPAS-partners kunnen daarbij nog extra gebruik maken van gerichte mailing naar de pashouders. Een omruilvoordeel aanbieden (vb. korting op een ticket of gehandtekende affiche) zorgt vaak al dat de ticketverkoop stijgt. Voor inspiratie kan je terecht op www.uitpas.be.
27/01/2025: deadline inschrijving via mail
01/01/2025: deadline invoeren activiteit via www.uitdatabank.be
01/03/2025: deadline aanleveren tekst en fotomateriaal + betaling deelnameprijs (€150)
01/04/2025: (voorlopig) deadline feedback proefdruk
15/04/2025: (voorlopig) proefdruk naar drukker
25/04/2025: distributie
Schrijf je in (voor 27 januari) door een mail te sturen naar ellen.van.basselaere@comeet.be.
Voor 1 maart voer je het event in via www.uitdatabank.be met duidelijk locatie, data, uren, foto affiche of sfeerfoto / video (meerdere kan ook), korte omschrijving van jouw event en voeg bij label / tag ‘uitmagazine’ toe. Zo vindt zowel COMEET als het publiek alle events die in het UiT-Magazine zullen staan gemakkelijk terug en kunnen wij extra inzetten op extra online promo.
Voor 1 maart leveren jullie tekst en foto(’s) in hoge resolutie aan. We willen er vooral een magazine van maken dat aangenaam leest en jouw event of organisatie op een andere manier in de kijker zet. We willen niet zomaar een summiere opsomming (al opteren we wel voor een overzicht met data). Heb je ideeën over hoe je wilt belicht worden als evenement in het magazine? Laat het ons weten. Beschrijf daarbij zo gedetailleerd mogelijk wat jouw idee precies is en wie jullie zijn, wat jullie doen? (Vb: Jouw vrijwilligers in beeld met een interview…) We opteren daarbij voor een minimum aan 200 tekens en een maximum van 1500 (inclusief spaties). We verwijzen ook steeds door naar de online info die ze via de website uitinhetmeetjesland.be kunnen terugvinden. Via de uitdatabank alles goed invoeren, is dus de boodschap!
Inschrijving in het UiT-Magazine is geldig na betaling van €150 op de rekening van COMEET (BE56 8939 4411 3088) met vermelding UiT-Magazine en organisatie.
Heb jij een potentiële coverfoto? Wie met een flitsende evenementenfoto de cover van het magazine wil halen, kan ook al bij inschrijving een voorstel doorsturen.
Auteurs- en portretrecht: wij moeten zeker weten dat personen die op foto’s herkenbaar zijn, ook akkoord zijn met de publicatie van de foto. Geef ook door wie de fotograaf was in functie van copyright.
Wat is belangrijk om ons door te sturen?
Tot slot: Wij versterken graag jullie kanalen door jullie te taggen in onze sociale media, doen jullie dat ook voor ons? Zo zetten jullie ook elkaars activiteiten in de verf. Tag ‘UiT in het Meetjesland’, zet ons logo op jouw website en op andere kanalen. Als je UiTPAS-aanbieder bent: pak daarmee UiT!
Het magazine maken en vormgeven in overleg met de deelnemers. Het kan zijn dat evenementen die niet deelnemen vermeld worden (bijvoorbeeld in een evenementenlijst, of via korte berichtjes), maar voor de deelnemers zelf zorgen we dat een gelijk aantal pagina’s en tekens besteed wordt om jullie deelname extra in de verf te zetten. COMEET is hoofdredacteur en eindredacteur, maar in een laatste correctieronde worden alle deelnemers verzocht alles goed door te nemen en ten laatste feedback te geven tegen (voorlopig vastgelegde datum) 1 april.
Een persmoment organiseren voor de lancering van het UiT-magazine. Alle deelnemers krijgen hiervoor een uitnodiging. Indien er leuke suggesties zijn van locaties of aanpak, mag dit zeker worden doorgegeven. Uiteraard voeden wij de pers en de gemeentelijke diensten.
COMEET zal ook de distributie aansturen. We bedelen aan onder andere de gemeentelijke diensten en op belangrijke verdeelpunten. Jullie zijn hiervoor welkom om ons daarin te ondersteunen.
In de online UiT-communicatie zijn jullie bevoorrechte partners. Daar wordt extra ingezet op jullie communicatie. Voor de UiTPAS-partners onder jullie geldt dat we nog extra kunnen inzetten op jullie activiteiten in het algemeen. Een leuk omruilvoordeel aanbieden maakt daarbij het pakket compleet.
Voor alle info en opmerkingen: Ellen Van Basselaere, ellen.van.basselaere@comeet.be
Wil je graag op de hoogte blijven?
