De Meetjeslandse vrijwilliger

We verwelkomen de aanwezigen in ArtA’A met een drankje. Dank aan Brouwerij Van Steenberge voor de sponsering.

Inleiding door Greet, coördinator van COMEET.

Dit panelgesprek komt er door het Jaar van de Vrijwilliger uitgeroepen door de VN. COMEET wil in het nieuwe beleidsplan inzetten op vrijwilligers en ondersteuning aan organisaties die werken met vrijwilligers. Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde binnen de Cultuur- en erfgoedsector (en uiteraard daarbuiten ook).

CLARA BLANCKAERT – MUZIEKCLUB N9

Verantwoordelijke vrijwilligerswerking, bar en cursussen

KOBE MOENS – PLATTELANDSCENTRUM HUYSMANHOEVE

Verantwoordelijke vrijwilligerswerking en programmatie

GUILLAUME VAN DAMME – STOOMCENTRUM MALDEGEM

Lid van het bestuur.

• Samen mét de vrijwilligers werken -> Zo participatief mogelijk
• COMEET kan een netwerk ontwikkelen om organisaties die met vrijwilligers werken informatie en ideeën te laten delen. Werkende praktijken delen. Provinciaal streekcentrum Huysmanhoeve is bijvoorbeeld een welkomstbrochure aan het ontwikkelen voor nieuwe vrijwilligers, dit delen.
• COMEET kan ondersteunen door middel van vormingen. Zowel voor organisaties maar ook voor de vrijwilligers zelf (zoals omgaan met agressie, EHBO, …)
• Het belang van evenementen zoals dit panelgesprek om hulp te bieden, info te delen, de juridische kant te belichten, …
• COMEET moet goed op de hoogte blijven, om in te spelen op de actuele noden van verenigingen

• De manier van werken is anders dan de ‘klassieke’ vorm van vrijwilligerswerk. Opteer voor flexibele projecten, projecten van kortere duur.
• Organiseer puur voor de vrijwilligers activiteiten. Dit kan buiten de werking van de organisatie liggen. Het groepsgevoel van de vrijwilligersequipe versterken is belangrijk.  Voorbeeld: N9 organiseert een vrijwilligersfeestje, het stoomcentrum gaat met de vrijwilligers eens gaan karten om dingen te doen buiten de werking
• Jongeren in de ploeg: die nemen hun vrienden dan eens mee, eenmaal je een eerste jongere actief hebt als vrijwilliger kan dit zorgen voor meerdere jongeren.
• Gezinnen die samen vrijwilligerswerk doen: de ouders zijn er ooit mee begonnen, de kinderen doen dan mee van zodra ze oud genoeg zijn.
• Spontaniteit: heel persoonlijk of je het zal blijven doen. Geen valkuil, juist een sterkte. Ga als organisatie er niet vanuit dat nieuwe vrijwilligers direct een langdurig engagement willen/kunnen aangaan. Geef ze de mogelijkheid eerst te ‘proeven’ of het wel aansluit bij de verwachtingen/interesses.

Plattelandscentrum: vrij uitgebreid traject. Van zodra er interesse getoond wordt, komen ze langs op de hoeve. Waar liggen de interesses en waar ligt de match met wat nodig is op de hoeve. De Huysmanhoeve werkt ook samen met andere partners in het zorglandschap (PC Sint-Jan, De Kring, …).

Er volgt een ‘proefperiode’: de persoon ‘proeft’ van de werking. Daarna wordt er een overeenkomst afgesloten. Nadien ook opvolging.

N9 werkt vaak samen met andere organisaties (bv. Wijkcentrum De Kring). Het kan zijn dat de contactpersoon van daar contact opneemt met Clara en vertelt dat er iemand interesse heeft. Daarnaast zijn er ook vrijwilligers die spontaan komen vragen of er een mogelijkheid tot vrijwilligerswerk is of ze worden meegebracht door huidige vrijwilligers. Daarnaast maakt N9 ook gebruik van vacatures via Give A Day (vooral voor grotere evenementen zoals Helden in het Park) en de eigen website.

Ze werken met een vaste taakomschrijving. De vrijwilligers kunnen zelf aangeven wat ze willen doen. Als er iemand nieuw komt, laat Clara ook duidelijk weten dat zij de aanspreekpersoon is. Na een shift als vrijwilliger volgt er meestal ook een check-in met de aanwezige vrijwilligersequipe en Clara.

Stoomtreincentrum: bij interesse volgt er een gesprek. Er wordt een groot verantwoordelijkheidsgevoel verwacht, want er wordt met treinen gereden. Dit brengt de nodige veiligheidsvoorschriften en verantwoordelijkheden met zich mee.  Ze maken vanaf het begin duidelijk dat er wel een traject aan verbonden is. Je zal bijvoorbeeld eerst een tijd mee moeten lopen voor je een trein kan besturen.

In de zomer is er voor elke dag een dienstfiche. De vrijwilligers kunnen hun beschikbaarheid opgeven via een Cally.

Er wordt een overeenkomst getekend met een gedragscode. Deze gedragscode is organisch gegroeid uit ervaringen van het verleden.

Belangrijkste punten

• Een goede en degelijke kennismaking
• Opvolging van de vrijwilligers
• Het traject naar effectief vrijwilliger worden kan soms een drempel vormen. Bv mensen willen gewoon iets doen, en vinden soms regels ondergeschikt.

• Waardering is enorm belangrijk. Dit kan in verschillende vormen maar mag niet vergeten worden. Gewoon een ‘merci’ na elke shift/taak kan al veel doen.
• Evaluatie na een shift/taak om te zien waar de vrijwilliger tegenaan loopt maar ook om je waardering voor de hulp te uitten.
• Een vergoeding kan leuk zijn, dit hoeft niet financieel te zijn. De N9 heeft per shift drankbonnetjes en een persoonlijk ticket voor een optreden naar keuze.
• Het is niet altijd evident om waardering uit te stralen als vereniging. Dit kan snel vergeten worden, zeker als de vereniging alleen op vrijwilligers draait. Dit is iets waar aandacht moet aan besteed worden en kan bijvoorbeeld door middel van een werkgroep.
• Benoem aan de vrijwilligers de betekenis van hun werk voor de organisatie.
• Betrek de vrijwilligers in alle onderdelen van de organisatie. Hoe meer participatie en inspraak hoe positiever.

• Conflicten zijn onvermijdelijk. Er is vaak een grote diversiteit binnen een werking/vrijwilligersgroep en dit zorgt nu eenmaal voor wat wrijvingen.
• Zorg voor een veilige omgeving met duidelijke regels wat kan en wat niet kan.
• Zorg voor een aanspreekpunt in geval van conflict.
• Inzetten van conflicthantering methodieken kan helpen om te de-escaleren
• Stel je als bestuur neutraal op: kies geen ‘kant’ bij een conflict, ga in gesprek. Indien nodig kan teruggevallen worden op de gedragscode.

• Rol en verwachting is anders.
• Bij vrijwilligers ga je uit van wat de vrijwilliger zelf wil doen, je legt niks op. Een betaalde werkkracht heeft wel een job omschrijving. Daarnaast ligt de eindverantwoordelijkheid altijd bij de betaalde werkkracht. Waardoor bij problemen het niet op de schouders komt van de vrijwilligers.
• Zorg dat betaald personeel en vrijwilligers hetzelfde werk doen. De minder leuke jobs inclusief. Het betaald personeel zorgt voor de veilige omgeving en de omkadering zodat de vrijwilligers op een leuke en comfortabele manier kunnen komen helpen. Daarnaast moet zij dan niet bezig zijn met de meer juridische aspecten (zoals voedselveiligheid) en kan het personeel zich daar mee bezig houden.

N9 werkt met het programma ‘Stager’. Hierin zit ook hun ticket systeem en planning verwerkt.  Vrijwilligers kunnen via de app zelf aanduiden voor welke shift ze willen/kunnen ingezet worden en voor welke taak.

• Dit kan een drempel zijn omdat dit via een app werkt. Helpt wel om het overzicht te houden van de beschikbaarheden.

Stoomcentrum werkt met een ‘cally’. Hierin kunnen de vrijwilligers hun aanwezigheid doorgeven. Daarnaast hebben ze een ticketsysteem dat daar los van staat.

Platttelandscentrum werkt op dit moment nog met een excel bestand maar wil overstappen op een digitaal systeem (Strobbo). De moeilijkheid hiermee is dat dit voor digitale drempels kan zorgen. Hier zijn ze echter al proactief mee bezig. Ze laten digitaal sterkere vrijwilligers via een pc op de hoeve andere vrijwilligers helpen die dit minder goed kunnen.

• Vrijwilligers zijn een uithangbord voor een organisatie. Ze maken reclame, brengen soms anderen mee.
• Zorgt voor diversiteit in je organisatie
• Door vrijwilligers wordt de organisatie gemaakt. Door je vrijwilligers zoveel mogelijk te laten participeren kan je hun talenten inzetten om je organisatie vorm te geven.
• Een maatschappij zonder vrijwilligers is een ‘arme’ maatschappij. Vrijwilligers zorgen voor het wel’zijn’ van zichzelf maar ook voor het wel’zijn’ van anderen. Ze vormen mee de gemeenschap en dit kan antwoord bieden op hedendaagse uitdagingen (polarisering, individualisering, …)

1. Belang van evenementen

Het helpt om iets ‘uitzonderlijk’ te doen. Iets wat een ander niet doet.

2. Is een adviesraad voor Cultuur nog verplicht?

Een adviesraad voor Cultuur is niet meer verplicht voor gemeenten. Er moet wel een participatie zijn en reglementering hoe dit dan verloopt.

3. Op welke groepen wil COMEET zich richten ivm met vrijwilligerswerking?

COMEET wil zich richten op zowel verenigingen die werken met vrijwilligers, de vrijwilligers zelf maar ook het bestuur. Het bestuur omdat gedragenheid vanuit het bestuur zeer belangrijk is, dit is een wisselwerking.

Daarnaast wil COMEET ook inzetten op meten en communicatie rond vrijwilligerswerkingen. Zorgen voor meerstemmigheid, diversiteit en dat kansengroepen ook aan bod komen.

Vrijwilligersverzekering

Een verzekering voor je vrijwilligers is verplicht. Vlaanderen bied in bepaalde gevallen een gratis vrijwilligersverzekering aan. Lees de voorwaarden na op vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/ . Hier kan je ook je aanvraag doen.

Vrijwilligersvacatures plaatsen

Je kan gratis en vrijblijvend gebruik maken van de website giveaday.eu/nl-be om vrijwilligersvacature online te plaatsen. Als organisatie moet je wel een (gratis) account aan maken.

Wetgeving, info en vormingen

Voor alle vragen rond de bestaande wetgeving, aanbod van vormingen en andere vragen kan je terecht op: vlaanderenvrijwilligt.be/

Misschien interessant vanuit Vlaams Steunpunt voor Vrijwillgerswerk

•  Een heleboel werkdocumenten
• Onze boeken & publicaties
• De V-krachtmeter, dit is een tool die we eind februari lanceerden, waarmee je de impact van jouw vrijwilligers op de SDG’s kan meten.
• De inspiratiegids om zelf een IVY-activiteit te organiseren, waar op de laatste pagina een bingo-wedstrijd te vinden is.
• De roadshow in Aalst, dit is een dag waarop je nieuwe inzichten kan opdoen maar ook uitwisselen en netwerken met andere provinciale vrijwilligersorganisaties en lokale besturen.

Met dank aan Marjolein Callens, stagiaire COMEET, voor het uitwerken van het verslag.

Meetjeslandse Merci! Een dag voor erfgoed- en cultuurvrijwilligers.

Welkom op de Huysmanhoeve voor een vrijwilligersmarkt en bedankingsmoment op zaterdag 29 augustus 2026.